دفاتر میں اسمارٹ کام اور ترقی کے نو سادہ طریقے

اپ ڈیٹ 15 نومبر 2014

ای میل

— بشکریہ گارجین فوٹو
— بشکریہ گارجین فوٹو

نیو یارک : ہمارا طرز زندگی پیچیدہ ہونے کے باعث کریئر میں کامیابی کے حصول میں رکاوٹ بن جاتا ہے اور وہ اکثر اپنے ساتھیوں سے پیچھے رہ کر احساس محرومی یا حسد کا شکار ہوجاتے ہیں۔

اپنے دفتری وقت کو کو منظم کرنا ہوسکتا ہے کہ دنیا کے مشکل ترین کاموں میں سے ایک ہو مگر یہ زندگی میں آگے بڑھنے کے لیے بہت ضروری ہے اور اس کے لیے یہ نکات بہت مددگار ثابت ہوسکتے ہیں۔

ضرورت سے زیادہ سخت محنت سے گریز

وقت کا زیادہ تر دباﺅ ہمارا خود ساختہ ہوتا ہے، درحقیقت لوگ ایسے غیر حقیقی بلند عزائم یا معیار اپنے لیے طے کرلیتے ہیں جن کا حصول لگ بھگ ناممکن ہوتا ہے، یہ یاد رکھنا چاہئے کہ ہر کام ایک ایک قدم آگے بڑھ کر ہی مکمل کیا جاسکتا ہے، اس لیے مکمل پراجیکٹ کی بجائے ہر قدم پر پوری توجہ مرکوز کی جانی چاہئے جس سے بہت زیادہ بوجھ کے احساس سے بھی نجات حاصل کی جاسکتی ہے۔

زیادہ وقفے لینا

اپنے لیے کچھ فارغ وقت نکالنا بہت ضروری ہوتا ہے، درحقیقت اس سے آپ کو دوبارہ تازہ دم ہونے میں زبردست مدد ملتی ہے، اس سے ورکر توجہ بھٹکانے والی چیزوں میں گم نہیں ہوتے، ان کی توجہ ٹاسک پر مرکوز رہتی ہے اور وہ پورا دن زیادہ اسمارٹ طریقے سے کام کر پاتے ہیں۔

یہ جانیے کہ آپ اپنا وقت کیسے ضائع کر رہے ہیں

اگر آپ کو بامقصد کام کرنے میں مشکلات درپیش ہیں تو اس پر آپ اپنی روٹین میں تبدیلی لاکر یا حقیقی مسئلے کی شناخت کے لیے نئے حل آزما کر قابو پاسکتے ہیں، یہ ایسا زبردست طریقہ کار ہے کہ اس کے لیے بہت زیادہ وقت بھی درکار نہیں ہوتا۔

ترجیحات

کیا آپ کو معلوم ہے کہ آپ کو ملنے والی اسی فیصد ستائش درحقیقت آپ کی صرف بیس فیصد کوششوں کا نتجہ ہوتی ہے؟ تو آپ کو سوچنا ہوگا کہ آپ کا ایسا کون سا بیس فیصد کام ہے جو سب سے زیادہ قابل قدر ہے جو آپ کے باس کو خوش رکھتا ہے؟ جب ایک بار آپ اس کی شناخت کرلیں تو اس پر اپنے وقت اور توانائی کی توجہ زیادہ مرکوز کریں اور غیر پیشہ وارانہ مطالبات کو انکار کرنا سیکھیں اور ہر وقت پرفیکٹ نظر آنے کی کوشش میں وقت مت ضائع کریں۔

اہم ترین کام سب سے پہلے مکمل کریں

یہ ٹائم مینجمنٹ کا سب سے سنہرا اصول ہے، ہر نئے دن دو سے تین ٹاسک کی شناخت کریں جنھیں مکمل کرنا بہت ضروری ہو اور انہیں سب سے پہلے کریں، ایک بار جب آپ وہ کام مکمل کرلیں تو اس دن میں کامیابی تو حاصل ہو ہی جائے گی اس کے ساتھ ساتھ آپ مزید کام کرنے کے لیے بھی وقت نکال سکیں گے۔

ٹو ڈو لسٹ کو محدود کریں

دفتری کاموں میں اپنی اہلیت بڑھانے کا یہ سب سے موثر طریقہ کار ہے جس سے کسی فرد کی استعداد میں اضافہ ہوتا ہے کیونکہ اپنے کاموں کی فہرست کو محدود کرنے سے وہ اپنے ٹاسک پر بھرپور توجہ دینے کے قابل ہوجاتا ہے، اس کے لیے آپ یہ بھی کرسکتے ہیں کہ ایک سے تین اہم ترین کاموں میں سے کسی کو منتخب کرلیں، یعنی ایسے ٹاسک جو آپ کی نظر میں بہت بڑے اور مشکل ہوسکتے ہیں اس سے آپ انہیں دفتری اوقات کے دوران نمٹانے میں کامیاب ہوسکتے ہیں۔

لطف اندوز ہونا بھی اہم مقصد ہے

کام کھیل کی طرح پرلطف بھی ثابت ہوسکتا ہے، درحقیقت ہم لوگ کاموں کے تناﺅ میں اتنے پھنس جاتے ہیں کہ بھول جاتے ہیں کہ ہم جو کر رہے ہیں کہ اس سے کیسے لطف اندوز ہوں، یہاں تک کہ جب ہم اچھے طریقے سے بھی کام پر توجہ مرکوز کیے ہوئے ہوں تو بھی اس عنصر کو فراموش کردیتے ہیں، ہمیشہ خود سے پوچھیں اپنے کام کے دوران میں کس طرح زیادہ وقت لطف اندوز ہوتے ہوئے گزار سکتا ہوں، اس سے کام کا معیار اور آپ کی کارکردگی دونوں میں اضافہ ہوگا۔

اپنے وقت نہیں نتائج کی پیمائش کریں

اچھے کام کا پورا خیال اس مسئلے کے گرد ہوتا ہے کہ ہم کس طرح زیادہ سے زیادہ گھنٹوں تک خود پر بے کار کاموں کا بوجھ لادے رکھتے ہیں، جن کو پورا بھی نہیں کرپاتے، آپ کو ایسے طریقہ کار ڈھونڈنے ہوتے ہیں جو کم وقت میں زیادہ بامقصد کاموں کے لیے فائدہ مند ہوں اور اس کے لیے ایک طریقہ اپنی اہلیت کی جانچ کرنا ہے، سننے میں عجیب ضرور لگے گا مگر جب آپ اپنے کام کی حقیقی پیمائش کرتے ہیں تو اس سے آپ کو اپنے کام میں خود واضح فرق نظر آنے لگے گا۔

دوسروں کی مدد لینا

اس بات کو جانیے کہ کن کاموں میں دوسروں کی مدد کی ضرورت ہوسکتی ہے اور کن کو صرف آپ کی توجہ کی ضرورت ہے، جو لوگ ہر کام خود کرنے کی کوشش کرتے ہیں وہ ناصرف حد سے زیادہ بوجھ اور تناﺅ کا شکار ہوجاتے ہیں بلکہ یہ عمل ان کے ساتھیوں کی دل شکنی کا بھی سبب بنتا ہے، انہیں اہم فرائض میں شریک کرکے خود پر بوجھ کم کرنے کے ساتھ ان کے اندر بھی نیا جوش دوڑا سکتے ہیں۔