اگر آپ ایک پروفیشنل ہیں اور کسی کمپنی میں کام کرتے ہیں تو آپ کو گاہے بگاہے میٹنگ پلان کرنے کی ضرورت پڑتی ہوگی۔

آپ نے نوٹ کیا ہوگا کہ اکثر لوگ میٹنگ سے بھاگتے ہیں گھبراتے ہیں۔ اگر آپ 10 افراد پر مشتمل فورم کی میٹنگ طے کریں تو بہت دفعہ ایسا ہوتا ہے کہ صرف 3 یا 4 افراد ہی وقت پر موجود ہوتے ہیں جبکہ بقیہ افراد کو بلانا پڑتا ہے۔

میٹنگز میں ایسا کیا ہے جس کی وجہ سے وہ بے اثر ہوگئی ہیں اور لوگوں نے ان میں آنا چھوڑ دیا ہے؟ نیچے ہم کچھ ایسے ہی نکات پر بات کریں گے جس کی وجہ سے میٹنگ بے اثر ہو چکی ہیں۔ ہم اس پر بھی بات کریں گے کہ کیسے ہم ان کو بہتر بنا سکتے ہیں۔

میٹنگ کا وقت پر شروع اور ختم ہونا

لوگوں کی میٹنگ میں آمد سے احتراز برتنے کی ایک بڑی وجہ یہ ہے کہ ایک دفعہ وہ دیکھ لیتے ہیں کہ میٹنگ میں آنے کا وقت ہے مگر جانے کا وقت نہیں، بحث و مباحثے چیونگ گم کی طرح کھنچتے چلے جاتے ہیں اور ختم ہونے کا نام ہی نہیں لیتے تو لوگ سمجھتے ہیں کہ اس میٹنگ میں جانا وقت کا ایک زیاں ہے۔ لہٰذا کوشش کریں کہ میٹنگ کا آغاز اور اختتام وقت پر ہو۔

پڑھیے: انٹرویو میں کامیاب کیسے ہوں؟

جب لوگ اس بات کو نوٹ کریں گے کہ میٹنگ وقت کی پابندی سے ہورہی ہے اور اس میں ان کا وقت ضائع نہیں ہوگا تو وہ اس میں شرکت بھی کریں گے۔ دوسری بات یہ کہ جب آپ میٹنگ کو وقت پر شروع کریں گے تو اس میٹنگ میں لیٹ آنے والوں کو میٹنگ کی اہمیت کا احساس ہوگا لہٰذا وہ اگلی بار وقت پر شریک ہونے کی کوشش کریں گے اور یوں آہستہ آہستہ فورم کا مزاج تبدیل ہوگا۔

میٹنگ میں حقائق اور اعداد و شمار کا استعمال کرنا

اگر آپ یہ کہیں کہ آپ کی کارکردگی اچھی رہی تو ظاہر سی بات ہے کہ آپ سے وہ اعداد مانگے جائیں گے جس کی بنیاد پر آپ یہ کہہ رہے ہیں کہ آپ کی کارکردگی بہت اچھی رہی اس لیے جو بھی بات کریں وہ ٹھوس شواہد کے ساتھ کریں۔ آپ کی بات میں مضبوطی اسی صورت آئے گی جب آپ کے الفاظ کو سپورٹ کرنے کے لیے آپ کے پاس مناسب اعداد و شمار موجود ہوں گے۔

دو بدو بات اور بحث مباحثے سے گریز کریں

بعض دفعہ ایسا بھی ہوتا ہے کہ کسی مؤقف پر 2 افراد کی متضاد رائے رکھتے ہوں تو وہاں ان دونوں کے درمیان گرما گرمی اور بحث شروع ہوجاتی ہے۔ اگر آپ بحیثیت چیئر پرسن اس طرح کے مباحثے کی اجازت دیتے ہیں تو فوراً اس سلسلے کو بند کیجیے ورنہ لوگوں کا آپ کی میٹنگ سے دل اٹھ جائے گا۔

میٹنگز کا اصول ہے کہ اس طرح کی دوبدو بات کی حوصلہ افزائی نہیں کی جانی چاہیے بلکہ کوئی بھی بات ہو وہ براستہ میٹنگ سربراہ ہی بقیہ ممبران تک جانی چاہیے ورنہ یوں بات سے اگر مباحثہ طول پکڑے تو اس سے میٹنگ میں موجود باقی افراد کا وقت ضائع ہوتا ہے۔

اگر آپ دیکھتے ہیں کہ بات طول پکڑ رہی ہے تو اس میں مداخلت کریں اور اس سلسلے کو بند کریں۔ اسی طرح بعض میٹنگ کے شرکاء کی عادت یہ ہوتی ہے کہ غیر ضروری بات کرنا شروع ہوجاتے ہیں۔ اگر ایسی بات بھی آپ نوٹ کریں تو اس میں بھی مداخلت کریں اور بات کا رخ اس جانب موڑ دیں جو کہ میٹنگ کے ایجنڈے میں شامل ہو۔

پڑھیے: کامیاب زندگی گزارنے کے لیے پُراعتماد ہونا لازمی ہے

ایجنڈا نہایت ضروری ہے

اس بات کا خیال رکھیں کہ میٹنگ کا وقت، میٹنگ کا مقام، شرکاء اور میٹنگ کا ایجنڈا میٹنگ سے مناسب عرصہ قبل ہی تمام افراد تک پہنچ جائے تاکہ تمام افراد کو اطلاع ہو۔ اگر آپ مناسب عرصہ قبل اطلاع نہیں دیتے تو پھر شرکاء کے لیے دیر سے آنا یا شرکت ہی نہ کرنا زیادہ حیران کن نہیں ہونا چاہیے۔

میٹنگ کا ایک ایجنڈا ہو جس کی میٹنگ کے سربراہ اور باقی تمام شرکاء پاسداری کریں۔ ہماری میٹنگز اس لیے بے اثر ہوگئیں ہیں کیوں کہ ہم ایجنڈے سے ہٹ کر اس قدر دیگر متفرق باتیں کرتے ہیں کہ ایجنڈا تو ایک جانب رہ جاتا ہے اور بات چیت کسی اور رخ سفر کر رہی ہوتی ہے۔

خود سوچیں جو شخص ایجنڈے کے لیے اس میٹنگ میں بیٹھا ہے اس کو ان متفرق باتوں اور مباحث سے کس قدر کوفت ہوتی ہوگی اور اس کا کتنا وقت ضائع ہوتا ہوگا۔ تو کیا وجہ ہے کہ وہ آپ کی میٹنگ میں دلچسپی سے آئے؟

اس لیے ضروری ہے کہ آپ کی میٹنگ ایک طے شدہ ایجنڈے کو ہی فالو کرے تاکہ آپ اس میٹنگ کے ذریعے جن مقاصد کو حاصل کرنا چاہتے ہیں انہیں حاصل کرسکیں۔ اگر آپ کسی موقعے پر یہ نوٹ کرتے ہیں کہ میٹنگ اپنے طے شدہ ایجنڈے سے بہت دور نکل رہی ہے یا بات چیت میٹنگ کے ایجنڈے سے نکل کر مباحث کی جانب جا رہی ہے، یا پھر میٹنگ کے اندر ہنسی مذاق بہت ہو رہا ہے تو فوراً مداخلت کریں اور نرمی سے میٹنگ کا رخ ایجنڈے کی جانب موڑ دیں۔

جب آپ لوگوں کو یہ احساس دلائیں گے کہ اس میٹنگ میں کئی افراد موجود ہیں اور یہ بات ان سے متعلق نہیں نہ ہی ان کا اس بات میں کردار ہے لہٰذا اس بات کو کرتے رہنا ان کے قیمتی وقت کا زیاں ہے تو لوگ آپ سے ضرور تعاون کریں گے۔

پڑھیے: پبلک اسپیکنگ کیسے کریں؟

تمام شرکاء کی حوصلہ افزائی کریں

میٹنگ کے تمام شرکاء کی حوصلہ افزائی کریں کہ وہ میٹنگ میں اپنا حصہ ادا کریں۔ ایسا نہ ہو کہ کوئی شخص جو کہ فورم کا مستقل حصہ ہو وہ میٹنگ میں موجود ہوتے ہوئے بھی ذہنی طور پر موجود نہ ہو اور میٹنگ کے بعد ایسا محسوس نہ ہو کہ جیسے وہ میٹنگ میں تھا ہی نہیں۔

امید ہے کہ ان باتوں پر عمل کرنے سے نہ صرف لوگوں کی میٹنگ میں شرکت یقینی ہوجائے گی بلکہ آپ کی میٹنگ کا ماحول بھی بہتر ہوگا، اور وہ میٹنگ ایک ایسی میٹنگ ہوگی جو کہ آپ کے مقصد کو حاصل کرنے میں ایک اہم کردار ادا کرے گی۔